Assistant administratif / Assistante administrative

21 juin 2024
CDI

Localisation

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13000 Marseille

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A propos

Qui sommes-nous ?   

Basée à Marseille depuis plus de 20 ans, Mailinblack est une société française en pleine expansion, et la première en cybersécurité de la région Sud à intégrer le palmarès Great Place to Work® ☀️ ☀️ 

Mailinblack est le seul acteur 100% français offrant une proposition complète et efficace aux entreprises et collectivités pour enrayer tout risque cyber lié à l’utilisateur grâce à notre solution U-CYBER 360 :  

  • Cockpit de pilotage du cyber risque humain 

  • Protection contre les risques d’attaque par mail  

  • Formation et entrainement à la cybersécurité et au phishing  

  • Gestionnaire de mot de passe sécurisé 

Nous cherchons notre prochain(e) Assistant administratif / Assistante administrative🚀    

Votre mission

L’équipe ?  

Intégré dans l’équipe RH, tes collègues seront Catherine, DRH, Laura, Gestionnaire RH, et Alexandre, Chargé du recrutement. Tu travailleras étroitement avec le service Administration des ventes, et plus largement avec l’ensemble des équipes Mailinblack ainsi que nos prestataires externes.  

 

Tes missions ?  

 

Accueil : 

  • Gérer l’accueil physique : accueil des intervenants extérieurs et des candidats 

  • Gérer l’accueil téléphonique : être à l’écoute, redispatcher, prendre les messages 

  • Gérer la boite mail contact 

  • Gérer le courrier : récupérer le courrier et le redispatcher aux services concernés 

  • Réceptionner et envoyer des colis 

Locaux : 

  • S’occuper de la bonne tenue des locaux (décoration, entretien, travaux…): être l’interlocuteur clé en cas de problème, interroger des prestataires, être force de proposition pour améliorer les process 

  • Organiser le planning de réservation des salles de réunion 

  • Prendre en charge les commandes de fournitures de bureaux, produits d’entretiens, café, etc. et s’assurer du réassort dans les locaux 

  • Gérer les contrats d’entretien (entretien des locaux, électricité, sécurité, fruit, tri, transporteurs…) et les relations avec les fournisseurs, s’assurer de la bonne réception des commandes et garantir un niveau de stock adéquat. 

Evènementiel : 

  • S’occuper de la logistique des déplacements professionnels individuels 

  • Intervenir en support du service Communication dans l’organisation d’évènements 

  • Trouver et réserver des salles sympas et conviviales pour des évènements de cohésion d’équipe 

  • Etudier et instaurer une culture de travail positive, Améliorer les relations internes et créer du lien social. Organiser des activités fédératrices. 

A noter : poste en CDI - 28h/semaine de travail du lundi au vendredi

Le profil idéal

Ton profil ? 

✅ Tu disposes d’une expérience significative en gestion de l’accueil d’une entreprise (gestion de l’accueil physique et téléphonique, des prestataires, des locaux, des commandes...)  

✅ Tu as une vraie aisance relationnelle, tu sais jongler entre de très nombreuses tâches et organiser ton activité. 

✅ Tu possèdes un excellent niveau d’expression orale et écrite  

✅ Tes qualités ? Altruisme, esprit d’équipe, proactivité  

🌟 Bonus :  

  • A l’aise avec les outils informatiques, tu es capable de gérer et suivre un budget. 

  • You speak english !  
     

 

Déroulement des entretiens 

📱 Premier échange par téléphone avec Alexandre, notre Talent Acquisition  
💬 Entretien dans nos bureaux avec Catherine, DRH et Laura, Gestionnaire RH 
👀 Entretien avec Aurélie, Responsable ADV, et Justine, Responsable Communication  

 

Les + chez Mailinblack ? 

Des bureaux sympas en plein centre de Marseille, au soleil et à deux pas du Vieux Port et des Calanques ☀️ ☀️ 

7 jours de congés payés supplémentaires 

Epargne salariale  

Une culture d’entreprise qui prône l’autonomie, la responsabilité et la bienveillance 

Un plan de développement de compétences  

Bien entendu : Une bonne mutuelle (Malakoff), une participation aux transports en commun (50%) 

Et aussi : des chèques vacances, des paniers de fruits dans la cuisine, des repas d’équipes, et des événements canons !  

Impatient(e) d'intégrer une équipe soudée et une entreprise en pleine évolution ? 

 

Intéressé(e) ? Postulez dès maintenant !

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